【書類整理】探しやすさを重視！　整理収納アドバイザーが実践する書類整理術

理想はペーパ―レス！　私が実践している書類整理法

今回は、増え続ける「書類の整理法」について

会議やセミナーを受講すると、配布される書類の数々‥皆さんはどうしていますか？

私はテーブルコーディネートやインテリアなどの講座に時々参加するのですが、その際に配布される資料が、毎回結構な量になります｡

昔は項目別に分けて、ファイリングしていましたが、見直す資料はほんのわずか‥どんどん増える収納スペースが無駄に感じるようになり、現在は、ほとんど処分しています！

今回は、私が実践している書類整理法を紹介します｡

理想はペーパーレス！書類は原則データ保存

講座やセミナーに参加した際、必ず書類が配布されます。その書類の中には、商品の宣伝チラシなど不要なものも混ざっており、全部必要なものではありません｡

私は、不要な資料はその日に処分し、後々役に立ちそうな書類のみスキャンしています｡以前、スキャンする資料をため込んでしまい、まとめて数十枚大量にスキャンしたことがありました。

その時に気づいたのは、書類をため込んでいた ＝　見ていない　ということ。

つまり、数か月間、それらの書類がなくても何も問題がなかったのです。毎日見返さなくてはいけない書類は、「ほとんどない」ことに気づきました。

それ以来、以下の２点にあてはまるものをスキャンすることにしています。

今の時代、インターネットで基本的な情報や知識は入手できてしまいます。

どこでも手に入る情報は、紙で残さない！　また、紙で入手した情報も本当に使うものだけスキャンすることで、探し物がなくなり、何よりモノのスペースが格段に減りました。

ちなみに、私は家庭用のエプソンのプリンタでスキャンしています｡プリンタがない方は、ハンディタイプスキャン専用機器が1万円位からあるので、購入を検討してみてはいかがでしょう｡

それも面倒な方は、スマホで撮影して残す方法もありますよ。

必要な書類はとりあえずの場所に保存～「Dropbox」を活用

書類をデータ化したことにより、紙は激減。その一方で、パソコン上のデータは増えるばかり。その都度きちんと分類して保存するのが理想ですが、なかなか難しいですよね。

私は、とりあえずの保存場所として「Dropbox」を活用しています｡

「Dropbox」とは、無料で2GBまで使える「オンラインストレージ」サービス。容量は簡単に増やすことができます。

しかも、

・PCだけでなくスマホからもアクセスできる
・データを自動保存できる
・削除したデータの復元が可能

など様々なメリットがあります

つまり、インターネット上に自分専用の書類保管庫を持つという感覚でしょうか。将来使うか分からないけど、捨てるのは抵抗があるものなど、とりあえず保存する場所や方法を見つけましょう！

【参考】「Dropbox」公式サイトの機能など詳細はこちら

必ず使う書類は、使える場所に保存～「Evernote」を活用

使う書類をとりあえず保存した後は、「必ず使う重要書類」を整理しましょう。セミナーなどで入手した書類の中に、「この資料は役に立つ！」という完全保存版レベルの書類がありませんか？

そんな「使える書類は」、その他大勢の書類に埋もれないように、区別して整理しています｡

私は「Evernote」というアプリに保存しています｡「Evernote」もPC、スマホからもアクセス可能。自動保存できるため、外出先でもスマホで簡単に閲覧、編集できるのでとても便利です。

私の場合、重要書類をジャンル別に保存するツールとして活用しています。例えば、テーブルコーディネート、整理収納、インテリアなど、関心の高い分野別に書類を整理しています

また、Evernoteは検索機能が優れており、書類のタイトルを忘れても、キーワードを入力すれば探すことができるのもメリットです｡

書類の保存には、様々なサービスがあるので、自分のニーズに合ったものを選ぶことをおススメします。

私がこのようなサービスを選ぶポイントは、以下の3つです。

この3つを満たしていれば、ほとんど間違いはないと思います。

【参考】Evernote公式サイト～メリットや導入の仕方

書類をデータ化することはメリットしかない

このように、最近は、紙の書類はほぼ「全捨て」しています。そのため、紙の書類を探すことはほぼありません。

よく使う書類は、先ほど書いた通り「Evernote」をチェックすればすぐに探せます！

つまり、紙が減ったことで、

収納スペースがなくなり、書類を探す手間もなくなりました

書類を減らすことは、メリットしかありません！！

そんなこといっても、何から手をつけていいか分からない方は、1年見ていない書類を処分することをおすすめします

取扱説明書や旅行のパンフレットもすべてネットで見ることができるため、紙の書類がなくても、意外と困りませんよ。

書類をなくして身軽になりましょう！

ちなみに ～ 仕事関係の紙資料はこれだけ

私が紙での越している書類は基本、ファイルボックスに入る分だけ。スキャンできない、整理収納アドバイザーのテキストなど冊子になったもの、資格の合格証など原本で保存する物は紙で保存しています。

ちなみに、ボックスは「テーブルコーディネート」、「整理収納」などジャンル別に分かれています。探すときは、決まったボックスの中だけ見ればいいので楽ちんですよ。